1) Découvrir les archives
Qu’est-ce-que les archives ?
Le saviez-vous ?
Selon l’article L-211-1 du code du patrimoine, les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et part tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité.
Les archives ne sont pas seulement papier ! Malgré la prédominance de ce support, un document d’archives peut revêtir différentes formes et supports : photographie, document informatique, audiovisuel, plan, dessin, texte.
Les archives ne sont pas que des vieux documents, les documents prennent qualité d’archive dès leur création.
C’est quoi le cycle de vie d’une archive ?
Traditionnellement en France, on représente les archives dans trois états successifs :
Les archives courantes sont les documents utilisés fréquemment. Ils permettent la gestion quotidienne des affaires. Ces documents sont conservés à proximité des agents.
Les archives intermédiaires sont les dossiers qui ne sont plus utilisés quotidiennement, mais ils sont conservés pour des impératifs de gestion et/ou des impératifs juridiques. Ces archives intermédiaires sont souvent conservés dans un local dédié.
Les archives définitives/historiques sont les dossiers dont l’utilité administrative ou de gestion est éteinte mais qui représentent un intérêt historique, scientifique, statistique.
Le cycle de vie des documents permet d’identifier le responsable de gestion des archives et de l’organiser dans le temps (définition des délais de conservation) et dans l’espace (gestion prévisionnelle des espaces d’archivage, éliminations, conservations/versements).
2) Découvrir le métier d’archiviste
Les missions de notre archiviste à TernoisCom ?
TernoisCom met à disposition un archiviste sur son territoire. L’objectif de sa présence au sein de la communauté de communes est :
La gestion des archives de TernoisCom.
L’accompagnement et le conseil auprès des services/communes.
Mais, c’est quoi un archiviste ?
Le métier d’archiviste reste peu connu et ses missions bien évidemment restent mystérieuses. L’activité d’un archiviste s’articule autour de 4 missions (principales et réglementaires) :
La collecte : C’est la première mission de l’archiviste. Lorsqu’un service n’utilise plus ses dossiers, celui-ci peut les transmettre à l’archiviste de sa collectivité (cette opération s’appelle le versement).
Attention ! L’archiviste intervient auprès des différents services pour les conseiller et les aider. En effet, celui-ci intervient en amont pour expliquer l’intérêt d’une gestion rationnelle de leurs documents.
Le classement : L’archiviste classe les documents et rédige un instrument de recherche. L’inventaire permet de retrouver les informations fondamentales (dates, typologies, objets). L’objectif de ce travail est de pouvoir trouver une information rapidement, sans perte de temps.
La conservation : l’archiviste veille à assurer la conservation des documents. Plusieurs mesures doivent être mis en place pour assurer cette conservation : conditions de stockage, conditions climatiques, les matériaux utilisés etc. Attention, l’archiviste conservent également l’information numérique (mails, documents bureautiques).
La communication : L’archiviste veille aux délais de communicabilité des documents.
Une dernière mission peut être attribuée à l’archiviste : la valorisation des archives. L’objectif étant de faire découvrir au grand public les archives ! (Par le biais de visites, expositions, conférences).
Vous l’aurez compris, l’archiviste ne reste pas entouré de boîtes !
3) Gérer les archives communales
La gestion des archives a un cadre réglementaire précis :
Les archives d’une commune sont constituées des documents papiers, mais aussi de plans, de photographies, de données numériques (créées ou reçues) par la commune. Pour rappel, ces archives font partie du domaine public et sont imprescriptibles et inaliénables (Selon le code du patrimoine, L211-1).
Le maire est responsable d’un point de vue civil et pénal de la bonne conservation de ces archives (code pénal, art 432-15). Les frais de conservation des archives font partie des dépenses obligatoires des communes (CGCT L2321-2).
La gestion quotidienne des documents :
Pour obtenir une bonne gestion et composer vos boites, vous pouvez suivre ces quelques étapes :
1. Renseigner l’objet : éviter les sigles, les termes « divers » « générales » et renseigner les dates extrêmes.
2. Fixer un ordre interne : par thème, par chronologie, par ordre alphabétique ou par ordre numérique.
3. Diviser les dossiers (trop volumineux) en sous-dossiers
4. Enlever les doublons, les brouillons et documents vierges
5. Enlever les élastiques, les trombones et les pochettes plastifiées
6. Utiliser des chemises, boîtes pour protéger vos documents de la poussière et de la lumière.
Les archives doivent être conservées dans une pièce isolée d’autres matériaux (produits ménagers, fournitures etc.) et pour raison de confidentialité, leurs accès doivent être contrôlés.
Pour une bonne conservation de vos archives, une température entre 16°C et 18°C et un taux d’humidité de 45% à 55% doit être maintenu.
En cas de sinistres (inondations, incendie, moisissures etc.) vous pouvez contacter les Archives départementales ainsi que l’archiviste de TernoisCom pour être conseillé.
4) Besoin d’accompagnement ?
Chères collectivités, comme vous le savez, votre archiviste interviendra sur vos communes à partir de 2022 !
N’hésitez pas à contacter notre archiviste à partir de sa mise à disposition dans vos communes !
Email : archiviste@ternoiscom.fr – Téléphone : 03.21.41.98.45